1. ¿Qué tipo de experiencia quiero brindar a mi público?

Debe tener clara la temática o tipo de evento que quiere realizar, así podrá proyectar el espacio que se ajuste a sus necesidades y la fecha oportuna para realizar su proyecto.

 

  1. ¿Cuánta inversión necesito para realizar mi evento?

Al conocer sus expectativas, podrá levantar el presupuesto de requerimientos que necesite: Alquiler del escenario, requerimientos técnicos, personal de apoyo, contratación de artistas o espectáculo, permisos, pólizas, publicidad, catering, entre otros.  Entender cuánto le costará un evento le dará un claro panorama sobre la inversión que requiere, lo que le llevará a preguntarse: ¿Con cuánto cuento? ¿Dónde consigo el resto de la inversión?

 

  1. ¿Quién espero que asista a mi evento?

Es indispensable conocer el segmento de público al que quiere llegar. Además de tener un aforo definido, debe conocer detalles del público según el tipo de evento. Por ejemplo, si es para menores de edad, o si se pretende que las personas asistan en grupo o con amigos. Esto le permitirá orientar la personalidad del proyecto.

 

  1. ¿Dónde hago el evento?

Se debe buscar un lugar que cumpla con las expectativas del evento y que tenga capacidad para el aforo que se espera. Se recomienda hacer visitas previas al espacio, comprobar que este lugar cuente con buenas condiciones para el número de personas que se esperan, entre ellas personas en condición de movilidad reducida, y contemplar además el impacto que tendrá el estado del tiempo en el desarrollo de la programación en ese lugar.

 

  1. ¿Cómo hago que mi evento sea diferente?

Para dar personalidad a un evento debe pensar en la experiencia con la que se encontrará el público asistente. Detalles en la iluminación, el contenido audiovisual, el sonido, la decoración, la información y el espectáculo en sí marcan la diferencia. Pero no se debe olvidar en cumplir la promesa de lo que se ofrece, regido por el principio de garantizar seguridad y comodidad.

  1. ¿Cómo logro que cumpla con el aforo proyectado?

Con una amplia convocatoria. Publicitando el evento por diferentes canales y brindando información al público como la programación o la temática y datos precisos como el lugar, la hora y el costo del mismo.

 

  1. ¿Qué se debo hacer antes del evento?

Hacer un cronograma y ajustarse a él.  Se debe proyectar un tiempo de montaje y asumir sus costos. Siempre se debe estar dispuesto a asumir nuevos costos por imprevistos. Se deben probar los equipos para garantizar una excelente calidad técnica. Tener una lista de chequeo es la mejor herramienta para no olvidar detalles y minimizar reducir errores o imprevistos.

 

  1. ¿Qué tengo en cuenta en el durante el del evento?

Cumplir con los horarios. Delegar y hacer seguimiento. Entender que cada una de las personas involucradas en la producción del evento desde el aseador hasta el ingeniero de sonido son responsables del éxito o fracaso del proyecto. Garantizar buenas condiciones para su trabajo es fundamental.

 

  1. ¿Cuál es el último paso antes de dar por finalizado el proyecto?

Dejar el espacio trabajado en iguales o mejores condiciones a las encontradas. Algún día se puede volver a necesitar el espacio, dejar buena relación con los proveedores y un gracias al final del evento son fundamentales.

 

  1. ¿Cómo saber si alcancé el éxito?

La opinión de su público es primordial, y este se lo hará saber, pero también debe realizarse una autoevaluación. Siempre vale la pena hacerse una última pregunta: ¿Cumplí con lo prometido?

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